Como elaborar um relatório laboratorial eficiente?

A precisão da informação é necessária para qualquer segmento, mas principalmente para laboratórios. Relatórios escritos são muito necessários, pois a comunicação meramente verbal dos fatos e resultados pode ser perdida e não é possível acessá-la posteriormente.

Relatórios com pouca clareza, dados inconsistentes e até mesmo duvidosos podem significar prejuízo, tanto em tempo como em reputação da empresa. Portanto, para elaborar um relatório eficiente é necessário para a prosperidade do laboratório e dos funcionários.

Está em dúvida de como elaborar um bom relatório para o seu laboratório? Leia este artigo que nós te ajudamos!

Planeje seu relatório

Antes elaborar um relatório, você deve ter um mínimo de planejamento prévio. Lembre-se: esse tipo de descrição se trata de um documento importante e ele impactará, tanto no resultado do seu laboratório quanto da sua carreira.

Qual é o objetivo do relatório?

Uma boa dica é considerar o propósito do relatório. Tenha em mente que o objetivo desse tipo de descrição é, geralmente, a tomada de decisões. Portanto, certifique-se de qual é o papel que o relatório que você está produzindo terá na tomada da decisão.

Quem são os leitores deste relatório?

Ao escrever o relatório, pense em quem serão os leitores dele. Isso fará com que você ajuste as informações para que elas sejam as mais claras possíveis para o leitor.

Clareza e agilidade são pontos positivos na descrição. Tente entender o que os leitores já sabem, o que eles precisam saber, como eles usarão este relatório e quais as informações você precisará fornecer para este público.

Quais são as principais informações do relatório?

Levando em consideração os tópicos anteriores, pense cuidadosamente na mensagem principal que você deseja transmitir. Pergunte a si mesmo: quais são as informações essenciais e quais são as adicionais? Assim, você cria uma hierarquia de conteúdo.

Como as informações serão estruturadas?

A abordagem moderna de negócios é direta. Isso significa que a informação deve ser clara e entregue de forma ágil.

Um relatório fácil de ler e entender impacta nesta agilidade. Basicamente, esta abordagem tem como estrutura básica apresentar as conclusões e/ou recomendações já no início da descrição. Em seguida, fornecer a justificativa destas recomendações.

Mas em alguns casos, é necessário usar a abordagem indutiva: apresentar os dados para que uma conclusão e recomendações possam ser feitas ao final do relatório. Este tipo de estrutura de conteúdo é muito utilizada para temas de difícil decisão. Depois de escolhida a abordagem, o próximo passo é traçar o esboço e a estrutura do seu relatório.

Estrutura do relatório

Um relatório laboratorial bem elaborado deve seguir uma estrutura lógica, que faça com que os leitores consigam localizar facilmente as informações que precisam. Além disso, essa estrutura possibilita que ele seja coerente e evite erros de interpretação.  Verifique a estrutura básica que o relatório pode conter:

  • Carta de apresentação ou memorando: uma carta é anexada a um relatório para apresentar oficialmente ao destinatário.

  • Folha de rosto: deve ser breve e descrever o relatório. Deve também incluir a data de conclusão/ apresentação da descrição, o(s) autor(es) e sua associação/ organização.

  • Resumo executivo: deve conter o propósito, conclusões e principais recomendações. Imagine um gestor ocupado e o resumo executivo lhe dará uma ideia do seu relatório bem como as principais conclusões. O resumo executivo não deve exceder uma página.

  • Índice: é o índice de conteúdo de todo o relatório. Por meio dele o leitor recebe uma orientação clara com base em todos os títulos e subtítulos da sua descrição.

  • Introdução: prepara o leitor para o conteúdo do relatório, dando o contexto e gerando interesse. Também orienta para o propósito do conteúdo e dá uma indicação clara do que esperar.

  • Conclusões / recomendações: um relatório de laboratórios precisa de conclusões e recomendações. A diferença entre as conclusões e as recomendações é que a primeira refere-se ao passado (conclui-se que aconteceu algo) enquanto a segunda refere-se para o futuro (recomenda-se algo a ser feito).

  • Referências: nesta parte apresentam-se de onde os dados são oriundos, bem como leituras, dados e materiais complementares que deem credibilidade ao relatório.

  • Apêndices: outros documentos importantes como pesquisas etc.

Coleta de dados para o relatório

Agora que já apresentamos como escrever, planejar e estruturar um bom relatório, precisamos discutir sobre a coleta de dados. Esta parte é realmente importante, pois dados bem estruturados farão toda a diferença no resultado final. Tanto no tempo de produção da descrição como também na veracidade dos fatos.

Os dados disponíveis para a produção do relatório dependerão principalmente da maneira como o laboratório é gerenciado. Ou seja, melhorar continuamente os processos de gestão de um laboratório impactará diretamente na elaboração de uma boa descrição e, por consequência, na tomada de decisões por parte da diretoria. Confira os principais dois tipos de gestão da maioria dos laboratórios.

Manual

A gestão manual seria gerir os dados por meio de documentos físicos, arquivos e planilhas. É um método que pode ter um custo aparentemente menor, mas consome muito tempo dos colaboradores bem como compromete a segurança dos dados.

Pelos dados estarem disponibilizados em arquivos diferentes, sem nenhuma integração, é preciso realizar anotações manuais e atualizações constantes de todos os arquivos. Vamos usar como exemplo um estoque de reagentes.

Certamente, deve haver uma planilha contendo a lista de reagentes necessários, bem como o estoque. Para que ela esteja sempre atualizada, um funcionário precisará constantemente conferir o estoque e anotar em um documento físico o que está ok e o que está em falta, não é mesmo? E outro precisará atualizar a planilha e comunicar o gestor da necessidade de compra de mais insumos.

Durante este processo, muitas coisas podem acontecer como erros de digitação, falha na contagem, e-mails não enviados etc. Caso seja necessário consolidar um relatório de previsão orçamentária com base nos insumos gastos no período, será necessário cruzar os dados de diversos documentos e planilhas, que podem estar desatualizados ou possuírem algum tipo de falha. O processo não é apenas mais lento, como mais inseguro.

Automática

São os casos de laboratórios que utilizam sistemas de gestão. Estes sistemas possuem diversas funcionalidades como o cruzamento ágil e confiável de dados e consolidação automática de relatórios. Normalmente, este é o método mais ágil e seguro.

Ainda usando o exemplo do estoque de reagentes, todo o estoque é cadastrado em um sistema de gestão. Conforme for sendo usado, o sistema atualiza automaticamente a situação, podendo ser configurado para emitir alertas quando o estoque estiver baixo. Assim evita a necessidade da conferência e da atualização da planilha, citado no tópico anterior.

Caso seja necessário criar um relatório de previsão orçamentária baseado no uso do estoque do período, o responsável pode extrair rapidamente estes dados do sistema, pois não será necessário cruzar dados de vários arquivos, com segurança e confiabilidade.

A qualidade do relatório irá impactar diretamente nos resultados do laboratório. Portanto, este artigo mostrou os passos básicos para elaboração dele: planejamento, estrutura e coleta de dados.

Você já passou por alguma dificuldade na elaboração de relatórios? Comente e compartilhe a experiência!

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