Como integrar o seu laboratório com o sistema SAP?

Implementar um sistema ERP é um passo fundamental que as empresas maduras dão. Mas ainda há muitas dúvidas sobre a diferença entre ERP e sistema SAP. Além disso, como integrar o sistema SAP ao laboratório, principalmente quando ele já utiliza um software de gestão.

A linha mais correta de pensamento a ser seguida é buscar a integração e adaptação do software escolhido ao processo implementado e funcional da empresa. Por isso, vamos explicar quais as diferenças entre ERP, sistema SAP e SampleManager,  demonstrar todos os benefícios na adoção dessas tecnologias e porque elas devem trabalhar em conjunto.

Boa leitura!

O que é um sistema ERP?

Na realidade o ERP não é um sistema específico e sim um conceito. Há vários sistemas ERPs no mundo inteiro. A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, que serve para caracterizar um software de gerenciamento de processos de negócios que lida com todos processos internos básicos de uma empresa.

Resumidamente, os sistemas ERP integram todos os setores da empresa em um único sistema trabalhando em uma abordagem de banco de dados compartilhado. Este banco de dados é capaz de executar múltiplas funções e, ao mesmo tempo, pode ser usado por diferentes unidades de negócios ou processos. É um sistema poderoso que facilita o fluxo de informações de toda a empresa e agiliza a tomada de decisões.

O que é um sistema SAP?

O sistema SAP é um software específico que atua segundo o conceito ERP. Ele é fornecido pela maior maior empresa do mundo que fornece sistema ERP, a SAP AG. O software que ela fornece é uma solução muito conhecida e eficiente. As transações neste sistema são realizadas automaticamente com base nos processos definidos.

A primeira versão do sistema SAP foi lançada aproximadamente em 1972 como sistema SAP R / 1. Os produtos SAP incluem: SAP ERP, SAP Cloud Plataform, Business Inteligence, etc. Os módulos funcionais incluem: gestão financeira, planejamento de produção, gerenciamento de insumos, vendas, estoque, recursos humanos etc.

Recapitulando: o ERP pode ser considerado como uma abordagem específica da integração dos processos do sistema. Por outro lado, os termos sistema SAP se referem aos produtos de uma empresa chamada SAP AG. Os produtos desta empresa se concentram principalmente no planejamento de recursos empresariais (ERP). O principal produto da empresa é MySAP ERP. Assim, o SAP-ERM é apenas um tipo de solução ERP.

Quais as principais vantagens em adotar o sistema SAP?

Hoje, muitas empresas têm investido muito e buscado adotar a tecnologia ERP, sendo o sistema SAP o software preferido delas. Isso acontece por que o sistema SAP tem levado as organizações a terem uma vantagem competitiva nunca vistas antes. Veja as principais vantagens competitivas em adotar tal tecnologia.

Redução de custos: ter um sistema de ERP unificado pode reduzir consideravelmente as despesas relacionadas à TI, incluindo pessoal de gerenciamento, suporte, infraestrutura e licenciamento de aplicativos. O uso de um único sistema também reduz os requisitos de treinamento para os usuários finais, uma vez que eles só precisam aprender um sistema ao invés de interagir com inúmeras aplicações individuais.

Maior transparência: o ERP permite o acesso total a todos os processos importantes em seu laboratório, facilitando o acesso aos dados de todos os departamentos. Por exemplo, você pode monitorar os níveis do estoque diariamente, e ainda por cima fazer a previsão financeira baseada nos insumos que precisam ser comprados. Tudo isso torna possível tomar decisões rápidas baseadas em dados confiáveis, pois você pode ter certeza de que está vendo o laboratório como um todo, sem a possibilidade de erros humanos na compilação dos dados.

Relatórios aprimorados: a implementação do sistema SAP permite que você tenha uma fonte única para a emissão de relatórios. Ele tem a capacidade de analisar e comparar funções em departamentos sem o aborrecimento de múltiplas planilhas e e-mails.

Aumento de eficiência: além de reduzir os custos de TI e treinamento, o sistema SAP reduz o tempo e o esforço exigidos de seus funcionários. Com ele é possível reduzir ou eliminar os de processos de trabalho manuais repetitivos. Assim, seu time estará livre para se concentrar em tarefas mais importantes, gerando qualidade, inovação e mais receita para o seu laboratório.

Essas são apenas algumas das vantagens da implementação do sistema SAP, que possui várias outras como integração profunda dos departamentos, personalização do software aos processos do laboratório, padronização dos procedimentos, etc.

Quais as diferenças entre o sistema SAP e o SampleManager?

O SampleManager é um sistema de informatização específico para laboratórios. Ele possibilita, assim como o sistema SAP, integrar, automatizar, dar transparência e segurança aos dados, gerir todos os aspectos do laboratório e acelerar a tomada de decisões. Se combinadas, as ferramentas aumentam exponencialmente o sucesso do laboratório.

Assim como ERP e sistema SAP, é comum haver a confusão entre o SampleManager e a solução SAP/QM, específica para laboratórios. No entanto, ambas apresentam diferenças fundamentais. Uma não substitui a outra, elas se complementam. Veja as principais diferenças na tabela abaixo.

Função

SAP/QM

SampleManager

Cálculos

O SAP/QM possui limite de capacidade de configuração de cálculos. O mecanismo de criação de cálculos não é user-friendly e muito complexo

O LIMS possui um enorme e ilimitado potencial de cálculo analítico, independentemente da complexidade e dificuldade dos mesmos. Além disso, o LIMS permite configurar cálculos para amostras específicas como também para bateladas (lotes) de amostras, levando-se em consideração aspectos estatísticos Cálculos

O LIMS possui uma máquina de criação de cálculos existente no próprio produto, a qual permite configurar qualquer tipo de cálculo usando quaisquer campos (de dados) associados às análises. Essa máquina de cálculos traz um amplo conjunto de funções matemáticas que podem ser selecionadas e usadas na produção de indicadores e resultados.

Aquisição e armazenamento de dados

O SAP/QM não possui ferramentas automáticas para obtenção de dados. O SAP/QM não contempla nenhuma origem de dados diferente da manual ou interface com PDAs.

O LIMS apresenta diversas e consagradas ferramentas automáticas para aquisição de dados provenientes de Instrumentos Analíticos ou Sistemas (MES, PIMS, ERP etc.).

O SAP/QM possui capacidades muito limitadas em termos de armazenamento de dados brutos e respectivos resultados. Apenas o resultado final é armazenado, impedindo quaisquer verificações futuras que possam ser necessárias.

O LIMS é capaz de armazenar todos os dados brutos que produzem o resultado final, bem como este último propriamente dito. A formatação de resultados é ilimitada em termos de dígitos significativos, casas decimais, regras de arredondamento, etc. O SampleManager é capaz também de armazenar e visualizar dados gráficos, tais como cromatogramas e cartas estatísticas.

Gerenciamento de Dados

O SAP/QM é uma ferramenta de integração para outros módulos do SAP que necessitam de dados de qualidade (MM, PP, PM, SD etc.).

O LIMS é uma solução de automação para todos os módulos do ERP (seja SAP ou outro sistema) que automatiza o intercâmbio de dados entre os mesmos.

O SAP/QM não possui o conceito de revisão de dados, e não existem applets (funções) que auxiliam este tipo de revisão.

O LIMS possui poderosas ferramentas para revisão de dados e status, as quais permitem rastrear informações a estes níveis.

O SAP/QM não possui ferramentas para automação da coleta de dados.

O LIMS possui as melhores ferramentas de automação para coleta de dados, sejam eles provenientes de instrumentos de bancada ou mesmo de outros sistemas (p.ex. PI-Osisoft, AspenTech, Yokogawa, SAP etc.).

Gerenciamento de instrumentos

O SAP/QM permite a integração apenas de instrumentos simples (p.ex. balanças), sendo que demais instrumentos são integrados por customização ou sistemas de terceiros. Além disso, o SAP/QM não contempla conceitos relativos a calibração e serviço técnico de instrumentos (verificação, calibração, manutenção).

O LIMS executa atividades tais como:

•  Planejamento e automatização da calibração de todos os equipamentos do Laboratório.

•  Produção de relatórios de rendimento / carga de trabalho para cada instrumento, com base nos resultados obtidos.

•  Proibição da entrada de resultados provenientes de instrumentos não calibrados.

•  Limitação de acesso a determinados instrumentos única e exclusivamente a pessoal específico.

O SAP/QM apresenta muitas limitações para configurar alterações do sistema, necessitando normalmente customizações (programações). Essas customizações, por sua vez, são feitas em linguagem ABAP, que necessita recursos caros e possui execução usualmente lenta.

O SampleManager é ampla e facilmente configurável, tanto no que se relacionada aos dados acessíveis pelo usuário quanto às ações que podem ser executadas sobre os mesmos. E, muito embora os fartos recursos de configuração permitam adaptar o produto a qualquer necessidade, o SampleManager é entregue com todas as bibliotecas de software necessárias para uma eventual customização.

O SAP/QM foi desenvolvido com o objetivo de facilitar a integração de dados de qualidade de produto com demais módulos do SAP. Além disso, no desenvolvimento do SAP/QM não foram consideradas as normas típicas existentes e aplicáveis ao Laboratório, que estão definidas nas GLP (Good Laboratory Practices).

O SampleManager foi projetado, desenvolvido e opera de acordo com as GLP (Good Laboratory Practices). Esta características é fundamental para a acreditação do Laboratório em normas tais como ISO 17025.

Especificações de Múltiplos Níveis

O SAP/QM é limitado pelo número de níveis especificações que podem ser associadas com um produto e pela falta de habilidade ou mesmo pela falta do conceito de revisão de dados. No SAP/QM, cComparações entre especificações de múltiplos níveis podem somente ser feitas com relação a um único nível.

O SampleManager permite associar o produto a um número ilimitado de níveis de especificação. Além disso, o SampleManager é capaz de revisar quaisquer dados que tenham sido registrados para quaisquer um dos níveis associados ao produto.

Síntese de resultados e ciclo de aprovação

O SAP/QM não faz síntese de resultados.

O SampleManager possui uma ferramenta para construir dados sintetizados e assegurar que tais dados são “promovidos” ou “demovidos” quando exceções acontecem.

O SAP/QM , do ponto de vista de ciclo de aprovação, não permite revisar o resultado em termos de identificação de sua origem/fonte ou se o mesmo é analiticamente válido ou não. Uma vez que o resultado é armazenado no SAP/ QM, ele torna-se “final”.

O SampleManager possui ciclos de vida amplamente inspecionáveis relativamente aos resultados, com capacidades para revisar e aprovar / rejeitar resultados.

Relatórios

O SAP/QM não é muito flexível em termos de produção de relatórios, especialmente porque muitos dados são armazenados em “estruturas”, e não diretamente em tabelas, sendo que tais “estruturas” podem somente ser acessadas utilizando programação ABAP (linguagem proprietária da SAP). Se os requerimentos de relatórios do cliente são razoavelmente estáticos, então o SAP (como um todo) permitirá a geração dos mesmos por usuários mais qualificados; do contrário, será necessário contratar programadores para desenvolvê-los.

O SampleManager é entregue com uma biblioteca de relatórios básicos, os quais podem ser facilmente configurados e/ou customizados, com pouco treinamento, para adaptarem-se às necessidades dos usuários. O SampleManager também disponibiliza funcionalidade para geração de relatórios ad-hoc, os quais utilizam aplicações Windows padrão como mecanismo de saída.

Velocidade de uso

O SAP/QM apresenta um desempenho caracteristicamente mais lento para as atividades diárias de um Laboratório, devido ao fato dele não ter sido projetado para representar seus fluxos de trabalho típicos. Adicionalmente, o SAP/QM é, na opinião geral dos usuários, uma ferramenta pouco amigável e absolutamente inflexível.

O SampleManager apresenta um desempenho caracteristicamente rápido e eficiente paras as atividades diárias de um Laboratório, sendo tipicamente mais rápido que o SAP/QM segundo opinião de usuários que já utilizaram ambas as tecnologias. Este melhor desempenho deve-se ao fato de o projeto e desenvolvimento do SampleManager terem sido feitos com os fluxos de trabalho do Labotório em mente, buscando maximizar desempenho em seus mínimos detalhes.

Foco centrado no laboratório

O SAP/QM é primariamente focado na informação sobre o produto e, portanto, está mais interessado no macro-gerenciamento dos dados associados ao mesmo, ao invés das operações e práticas reinantes no Laboratório.

O SampleManager é focado na otimização da qualidade, importando-se com o micro-gerenciamento dos dados e processos desenvolvidos no Laboratório. Esta visão estende-se para virtualmente todos os aspectos e detalhes do Laboratório, incluindo consumíveis, instrumentos, ativos fixos, pessoal, calibrações, atendimentos regulatórios etc.

Outras vantagens

Inexistente no SAP/QM.

Edição / modificação de testes: adicionamento de testes não previstos pela especificação do produto mas adequados ao nível do Laboratório ou decorrentes dos resultados obtidos.

Distribuição de amostras e acesso restrito com base em grupos lógicos (por Laboratório, por departamento, por operador etc.).

Monitoramento e acompanhamento do trabalho do Laboratório: por produto, por instrumento, por análise, por operador, por estado etc.

Gestão do Laboratório com produção de relatórios, consultas específicas, estatísticas requeridas pelo controle de qualidade (além do nível de inspeção), tais como: rastreabilidade de amostras, desempenho de equipamentos, comparações de amostras, estatísticas por operadores, equipamento, data etc.

Planejamento de trabalho através do uso de folhas de trabalho, contemplando distribuição de serviços por equipamentos, método analítico, operador etc.

Automatização de ações por descumprimento de especificações, tais como: envio de e-mail, repetição de análise, reamostragem etc.

 

Portanto, uma solução complementa a outra, e não se excluem. O sistema SAP é uma ferramenta incrível para a gestão do laboratório como um todo, integrando RH com marketing, departamento comercial, etc. E o SampleManager apresenta funções exclusivas para laboratórios, que não são encontradas em nenhum outro lugar, automatizando, agilizando, integrando todo o processo, desde a análise até o controle de insumos e calibração de instrumentos.

Além disso, o SampleManager adequa o laboratório para atender as normas e padrões de qualidade internacionais. Juntas, elas fazem com que o laboratório atinja a excelência máxima em produtividade, qualidade, inovação e competitividade.

Ao integrar ambas as soluções, é possível que os sistemas conversem entre si e compartilhem o mesmo banco de dados, gerando agilidade a todo o processo da empresa. Também geram dados de alto nível e relatórios refinados, que são facilitadores na tomada de decisão. Tudo isso quase zerando a chance de erros humanos, o que é extremamente presente em laboratórios que ainda fazem suas análises por meio de planilhas. O SampleManager já possui uma interface validada com o SAP/QM.

Conclusão

Conforme vimos, o ERP é um conceito que foi o divisor de águas para a inovação das empresas e também possibilitou a implantação das mais modernas práticas de gestão. O sistema SAP é uma dos sistemas mais populares e completos de ERP, e o SampleManager possui funcionalidades exclusivas para o laboratório. Quando integradas, essas ferramentas trabalham em conjunto a fim de aumentar exponencialmente a competitividade do laboratório.

Gostou do artigo? Então assine a newsletter e receba dicas incríveis sobre gestão, tecnologia e inovação para o seu laboratório

Veja também

Interfusão TI

Criando soluções em LIMS e P&D

LEIA TAMBÉM

Empresa do Grupo