Controle de amostras: os desafios e como resolvê-los

O propósito de um laboratório consiste em garantir a qualidade dos produtos analisados, para isso, o profissional desta área precisa atentar-se para cada etapa do ciclo de vida das amostras analisadas. Estas etapas podem ser resumidas em 2 assuntos essenciais: rastreabilidade e fluxo de análises (recebimento, cadastramento, armazenamento, amostras e retenção) e sua importância dentro do laboratório.

Dentro desta perspectiva, a rastreabilidade das amostras é uma atividade essencial deste ciclo.

O que é rastreabilidade de amostras?

Pense no seguinte cenário: Um laboratório recebe centenas de amostras por dia das áreas produtivas, clientes internos e externos. Cada amostra a ser analisada terá uma destinação dentro do laboratório, nomenclatura específica, metodologias diferentes de análises e diferentes valores de aceitação.

Desta forma, a rastreabilidade de amostras tem como propósito mapear e registrar cada etapa do ciclo de vida das amostras a serem analisadas pelo laboratório.

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(Imagem: Sample Manager 12.2 – Controle de Amostras disponíveis, suspensas, autorizadas, e outros)

E qual a relevância do controle de amostras para o laboratório?

Com tantas amostras recebidas no laboratório, é de suma importância que cada uma destas etapas sejam rastreáveis e registradas.

Primeiramente o laboratório deve ter um formulário de cadastramento de amostras, isso irá garantir que todas as informações necessárias sejam preenchidas pelo solicitante, de forma a identificar o material analisado e todas as atividades em que o mesmo será submetido. Outro ponto importante no cadastro de amostras é a previsão e controle de amostras com periodicidade de coleta e amostragem, para que não exista o risco de alguma amostragem periódica não ocorrer no período correto.

Após o cadastro é importante que o laboratório tenha um processo de recebimento de amostras, através da utilização de checklists com a finalidade de verificar a condição de cada amostra, registrar a data e hora do recebimento e identificá-la.

Após o registro é importante que o laboratório tenha o controle de armazenamento da amostra, através do mapeamento de cada localidade do laboratório, isso garante agilidade na busca pelas amostras. É importante também controlar as amostras em retenção, assim como a capacidade de armazenamento de cada localidade.

Após todas as etapas de cadastro, recebimento, registro e armazenamento encerra-se o ciclo com o a preparação de amostras, execução das análises e inserção dos resultados e liberação do laudo analítico.

Em níveis gerenciais é de suma importância ter o registro do número de amostras em espera, não recebidas, aguardando preparação, suspensas, canceladas, disponíveis, completadas, em inspeção, autorizadas e rejeitadas. Isso trará ao laboratório uma forma de gerenciamento mais eficaz e ajudará o gestor a visualizar todas as suas demandas e identificar possíveis gargalos.

Existe alguma ferramenta que auxilie nesse processo?

Com tantos dados a serem trabalhados, é possível aderir à uma ferramenta que otimize esse controle de maneira intuitiva? Isso é possível graças ao Sample Manager, exemplo de LIMS (Laboratory Information Management System) que gerencia informações e automatiza os processos laboratoriais, dentre eles o controle de amostras.

A ferramenta permite a gestão e o controle de cada etapa pertinente ao rastreamento de amostras, através de suas funcionalidades e ferramentas, como por exemplo:

  • Formulários e mapeamento das regras de negócio para o cadastro de amostras e fluxos das amostras em retenção;
  • Recepção simplificada de amostras, usando códigos de barras;
  • Rastreamento de amostra (localização), gestão de custódia usando códigos de barras e gestão das amostras em retenção;
  • Emitir lembretes de acordo com as necessidades do laboratório, como nos cadastros automatizados para amostragens periódicas;
  • Atribuição de teste automático e automatização dos laudos analíticos;
  • Rastreabilidade de todas informações e KPIs das amostras.

Entre tantas funcionalidades, ficou mais fácil entender a importância do controle de amostras e como um software pode contribuir positivamente para essa tarefa, não é mesmo? Além dessa funcionalidade, quer saber mais sobre como a ferramenta atua na implementação da ISO 17025? Clique aqui e confira!

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