Eficiência: Como aumentar a produtividade utilizando menos recursos?

Os principais Objetivos e Processos Laboratoriais otimizados por meio da Tecnologia

Os métodos tradicionais de registro de dados, execução de procedimentos, desenvolvimento de análises, desenvolvimento de pesquisas e gestão de recursos e informações, costumam ser inadequados e desatualizados para atender às demandas dos laboratórios modernos.

Estes métodos tradicionais, não são inadequados apenas por utilizar muitas atividades manuais, papéis e planilhas espalhadas pelo laboratório, mas sim, porque as necessidades dos laboratórios modernos atuais vão muito além da eficiência operacional.

A aplicação de novas tecnologias busca sim, em um primeiro momento, aumentar a produtividade e reduzir custos, e também vamos falar sobre isso. Sabemos que todo gestor busca o aumento de eficiência e todo gerente de TI e Inovação gostaria de usar recursos em projetos de alto nível tecnológico para isso. Mas estes propósitos, por si só, não são suficientes. 

 

Nossa análise deve ser muito mais abrangente para entendermos quais os principais benefícios e objetivos ao se buscar a otimização nos processos laboratoriais modernos. 

Buscar a transformação digital deve gerar muito mais valor do que apenas uma maior eficiência operacional. 

Nesta série de artigos, vamos examinar como a tecnologia pode otimizar os processos laboratoriais:

 

  • Eficiência: sim, ainda vamos falar como aumentar a produtividade utilizando menos recursos?
  • Velocidade: quão rápido o laboratório pode ser (e deve) para gerar informação de qualidade em um menor tempo?
  • Segurança e Integridade dos Dados:  quão seguros e íntegros são os dados gerados e mantidos pelos laboratórios?
  • Visão Estratégica e Analytics: como os dados gerados pelo laboratório se transformam em informações valiosas para análise e para tomada de decisões estratégicas do negócio?

 

Todas são questões muito importantes nas quais os laboratórios estão inseridos e estão diretamente ligados ao sucesso das operações na Indústria, Centros de Pesquisas, Análises Clínicas, Atendimentos de Pacientes e Pesquisas médicas. 

Além disso, iremos avaliar as funcionalidades dos principais softwares e sistemas informatizados utilizados, métodos de automação, sensores, aplicações móveis e algumas tendências tecnológicas em expansão. 

Confira tudo sobre a busca por eficiência nos laboratórios neste primeiro artigo da série!

  1. Eficiência

Uma das vantagens mais buscadas ao se utilizar tecnologia nos laboratórios é aumentar sua eficiência. A utilização de softwares e sistemas informatizados de gestão laboratorial, se divide no uso de sistemas de dois tipos: LIMS – Laboratory Information Management System e LIS – Laboratory Information Systems (veja as principais diferenças neste artigo)

O uso desses sistemas não só economiza tempo e agiliza os fluxos de trabalho, mas também reduz o número de recursos utilizados ​​nos processos e contribui para minimizar o uso de papel. Além disso, eles contribuem para uma gestão centralizada e integrada de vários recursos em uma mesma base de dados.

As soluções LIMS e LIS garantem o mais alto nível de desempenho no laboratório. Elas promovem uma otimização dos processos e consequentemente sua maior rentabilidade, melhoram e facilitam significativamente o conforto e facilidade dos trabalhos, fornecendo aos técnicos e analistas funcionalidades poderosas para cumprir suas atividades utilizando computadores desktops, notebooks, smartphones e tablets, acessando suas capacidades localmente ou através da internet.

  • Publicação de resultados e relacionamento com os clientes e pacientes

Os sistemas LIMS e LIS possuem a capacidade de armazenar e gerenciar as informações demográficas sobre os clientes e pacientes. Além disso, agiliza e facilita a comunicação de informações, relatório e resultados com os clientes associados, sejam internos ou externos, na indústria ou nas áreas médicas.

Adicionalmente, alguns sistemas permitem que os analistas, pacientes ou usuários de uma maneira geral façam seus pedidos de amostras e análises através de interfaces Web e aplicativos móveis. O próximo passo pode consistir em cadastrar as amostras, identificar sua coleta e enviá-las ao laboratório, seguindo os status do processo e recebendo seus relatórios e resultados de maneira cômoda e eficiente.

  • Gestão dos fluxos de trabalho

Um sistema LIMS ou LIS pode ser usado para agilizar o fluxo de trabalho do laboratório, atribuindo tarefas automaticamente aos analistas, técnicos, médicos e pesquisadores ou delineando o próximo local e status de uma amostra no fluxo de trabalho.

Com base em regras e critérios pré-estabelecidos, também pode ser programado para sugerir instrumentos e equipamentos recomendados, para os processos particulares e também seus insumos e consumíveis.

Estes sistemas mantêm o fluxo de trabalho do laboratório em movimento e evita atrasos.

  • Gestão de recursos, tarefas, pessoal e carga de trabalho

Os softwares de gestão funcionam na execução das atividades como uma extensão natural do trabalho planejado e como uma excelente ferramenta de acompanhamento. Eles garantem a possibilidade de agendamento de tarefas e eventos, consequentemente agilizando o processo de gerenciamento de carga de trabalho, dimensionamento do time técnico, planejamento e aprovação de horas extras e distribuição das tarefas entre os turnos e as equipes conforme a demanda de análises requisitadas. 

As cargas de trabalho podem ser atribuídas e as programações de manutenção e atividades obrigatórias podem ser criadas.

Mesmo que todos esses processos possam ser executados sem um software, um sistema moderno de gerenciamento de informações pode automatizar e otimizar essas tarefas, agilizando as operações de um laboratório e alocando os recursos de maneira mais eficiente.

  • Gestão de Treinamentos

Um time treinado de maneira consistente e com avaliações constantes e planejadas é uma das principais ferramentas para manter os resultados eficientes com menos erros e retrabalhos.
Além disso, ajuda a cumprir com documentações e com a manutenção do conhecimento, frequentemente requeridas em auditorias e processos de acreditação.

Além de organizar as agendas e armazenar informações dos funcionários, um sistema LIMS ou LIS oferece a oportunidade de planejar treinamentos em procedimentos específicos para os técnicos de laboratório e manter toda a documentação em dia.

  • Melhorias no conforto do trabalho

Os técnicos de laboratório têm grande responsabilidade e buscam naturalmente um maior conforto e segurança que possa sustentar seu trabalho diário. Graças à sua versatilidade e multifuncionalidade, os sistemas de gestão laboratorial reduzem significativamente a carga de trabalho no laboratório. Ele agiliza significativamente o fluxo de trabalho e garante a segurança dos colaboradores e das amostras e informações dos pacientes em que trabalham, bem como dos dados obtidos.

Também graças à conformidade, os técnicos de laboratório não precisam mais se preocupar com descuidos e erros manuais, pois os sistemas detectam quaisquer aberrações e as relatam imediatamente, como resultados fora de especificação, por exemplo. O excesso de burocracia não é mais tão opressor, pois os sistemas armazenam todos os dados e protocolos importantes e garante sua segurança. Também melhoram significativamente o fluxo de dados. Trabalhar com um sistema de gestão LIMS ou LIS não é apenas eficaz, mas também confortável.

Adicionalmente o uso de código de barras e QR Codes (Quick Response Codes, ou Códigos de rápida resposta de leitura), para leituras rápidas de identificação das amostras, sensores RFID (Radio-Frequency IDentification, ou identificação por rádio frequência) para detecção de transporte de amostras e itens de estoque, aplicativos móveis em smartphones e tablets e ainda painéis de atividades em dashboards com interfaces WEB reduzem significativamente a necessidade de digitações e o uso de computadores desktop em bancada, tornando o ambiente mais limpo, espaçoso e com menos equipamentos para instalação e manutenção.

Vimos neste artigo como melhorar a Eficiência dos laboratórios por meio de sistemas LIMS e LIS e com o uso de funcionalidades e tecnologias estrategicamente selecionadas para aumentar a produtividade nos laboratórios.

A necessidade de otimizar processos se torna cada vez mais dependente de tais tecnologias e de novos desenvolvimentos em constante evolução. Além de tudo que foi abordado, ainda podemos acrescentar a integração de todas as informações, visando o acesso e a gestão com integração entre os mais diversos sistemas corporativos.

Cabe aos times de tecnologia e seus consultores estudar as possibilidades e entender como encontrar as soluções mais assertivas e direcionadas a cada desafio, além das oportunidades de melhoria que se adequem às necessidades e a realidade de cada laboratório.

Em nosso próximo artigo desta série, vamos explorar como aumentar a Velocidade dos laboratórios, expandindo o alcance da Eficiência para buscar resultados mais rápidos, precisos e integrados. Vamos abordar temas e tecnologias muito interessantes, como Integrações de dados de instrumentos sem fio com o uso de dispositivos IoT e Aplicativos Móveis em Tablet e Smartphones, Redução do uso de papel no laboratório, Gestão de tempos e prazos de atendimento, Cálculos automáticos de resultados e especificações, Gestão automática de estoques, Geração automática de relatórios, Gestão automática de Calibração e Manutenção entre outros. Não perca!

A Tecnologia pode e deve ajudar a superar seus desafios na gestão laboratorial


    Entendemos que mesmo laboratórios com processos já considerados bem estruturados, mas ainda tradicionais, devem priorizar a contínua otimização de seus processos usando a tecnologia. E que para isso, é necessário contar com parceiros capacitados, atuando consultivamente na transformação digital e automação laboratorial, com o desenho de projetos e soluções cada vez mais eficientes.

A Interfusão se destaca por contar com um time de serviços experiente, com vasto conhecimento em processos laboratoriais e em metodologias de implantação, com projetos de sucesso e clientes satisfeitos há mais de 20 anos, no Brasil, América Latina, Europa e EUA e com parceiros líderes de mercado, para promover as melhores tecnologias e softwares LIMS, LIS, Data Analytics, aplicativos móveis, WEB e IoT.

Temos como foco entender as dores e encontrar soluções específicas para nossos clientes. 

Os projetos desenvolvidos pela Interfusão priorizam o aperfeiçoamento da gestão laboratorial, com uma avaliação e desenho de soluções sob medida para a realidade de cada cliente, visando o melhor aproveitamento dos recursos e um rápido retorno de investimentos.

Nosso maior objetivo é promover a melhoria contínua para o seu laboratório, indicando a melhor solução a ser implantada e garantindo uma gestão estruturada e de sucesso para os seus projetos e objetivos estratégicos.

Venha com a gente nessa jornada para aumentar a produtividade e otimizar os processos e a gestão do seu laboratório.
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