Confira 8 erros de controle de qualidade laboratorial para evitar

O controle de qualidade laboratorial é um processo altamente complexo e, embora os serviços laboratoriais sejam relativamente estáveis, eles não são tão seguros quanto deveriam ser. Os laboratórios concentraram sua atenção em métodos de controle e programas de avaliação de qualidade lidando, geralmente, com os aspectos analíticos dos testes.

Contudo, um crescente número de evidências demonstra que a qualidade não pode ser assegurada levando em consideração apenas os aspectos puramente analíticos. Muitas vezes, os erros de aplicações, gestão e metodologia podem levar ao erro também. Isso impacta diretamente nos resultados do laboratório como um todo e, por consequência, no time que está envolvido com os trabalhos.

Quais os 8 erros mais comuns no controle de qualidade laboratorial e como evitá-los? Saiba como no nosso artigo do dia!

1- Desconhecer a demanda

A gestão da demanda e da cadeia de suprimentos é atividade essencial em qualquer laboratório, porém altamente ineficiente. Isso acaba resultando em sérios problemas, inclusive contingentes, pois a falta de insumos e até mesmo a perda da validade pode gerar atrasos nas atividades.

Isso acontece por diversos motivos: o controle manual de estoque é um dos maiores responsáveis por falhas na gestão de demanda. Além do tempo despendido para este trabalho, as planilhas e documentos podem conter falhas que só são percebidas quando a contingência é estabelecida.

Outro problema comum é falta de organização com relação aos fornecedores do laboratório. Muitas organizações não classificam os potenciais fornecedores para cada tipo de material, o que gera atraso nos pedidos e até custos maiores. Isso também impede de criar relações de parcerias com os fornecedores, que podem gerar vantagens para ambos os lados.

Sistema eficiente para a gestão de estoque

Todos estes problemas seriam minimizados e talvez até zerados com um sistema eficiente para a gestão de estoque. Ele automatiza a gestão de estoque diminuindo o tempo despendido para a conferência. Além disso, também emite alertas para os responsáveis, quando determinado insumo está perto de acabar ou quando o prazo de validade está prestes a expirar.

2- Não identificar o tipo de necessidade do laboratório

Este é outro problema que gera atrasos e até mesmo não-conformidades. O laboratório possui muitas demandas diversas em seu estoque e isso precisa ser identificado, classificado e previsto.

Por exemplo, há determinados insumos que exigem uma grande frequência de reposição, como seringas, agulhas, luvas e esparadrapo. Estes materiais deveriam ser classificados como demanda constante, a fim de prever um custo mensal de gastos com ele.

Já há outros materiais que possuem bem menos constância em seu uso, portanto eles podem ser classificados como demanda não recorrente. Assim, a compra deles será determinada pelo uso, quando houver, ou pela expiração da validade.

3- Não se preocupar com a preparação dos funcionários

Muitos estudos já apontam que este é um dos principais problemas no laboratório. Muitos colaboradores não recebem o treinamento adequado para a sua função ou não recebem o suporte adequado para as suas dúvidas, o que pode gerar erros, retrabalho e desperdício de tempo.

Outro erro frequente é não definir funções específicas para cada membro da equipe. Quando todos fazem tudo, o risco de falhas humanas aumenta, além de gerar estafa para os funcionários. Portanto, uma atitude inteligente é definir funções e responsabilidades específicas para cada membro da equipe.

4- Não zelar pelas condições de armazenamento e segurança

Muito foi falado até agora sobre falta de gestão de estoque. Mas outro problema comum e grave é a falta de condições adequadas de armazenamento para os insumos.

De nada adianta ter um controle de estoque ideal se o armazenamento inadequado deteriora os insumos. Estoque corrompido não pode ser previsto por nenhum controle laboratorial de estoque. Portanto, a atitude aconselhada para esses casos é manter as condições de armazenagem adequadas e realizar constantes vistorias para garantir a segurança.

5- Não cadastrar os pedidos

Parece simples mas muitos laboratórios têm problemas justamente na etapa de cadastro de pedidos. Não apenas com relação a esquecer de cadastrar os pedidos como também em erros de digitação.

A rotina sobrecarregada pode fazer com que a tarefa de cadastro de pedidos e recebimentos seja vista como baixa prioridade, que podem não ser feitos ou ainda realizados com pressa, aumentando a taxa de erros. Isso pode acarretar em falta de previsão, falta de insumos e diversos outros problemas já apontados.

6- Não usar um sistema de informação

Em nossa atualidade, a informatização das empresas é essencial para a sobrevivência. Isso porque o mercado está mais competitivo e os consumidores, mais ávidos por agilidade e resultados rápidos.

Informatizar o laboratório é vital, não apenas para atender a nova demanda do mercado, como também para diminuir erros, retrabalhos e desperdícios. Com um sistema informatizado é possível:

  • Otimizar a rotina de trabalho;

  • Melhorar a gestão;

  • Prever necessidades;

  • Automatizar rotinas mecânicas e liberar os colaboradores para funções mais adequadas;

  • Evitar falhas humanas;

  • Executar tarefas prioritárias;

  • Ter um controle de qualidade laboratorial adequado.

7- Não seguir corretamente o POP

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão. Cada procedimento de ensaio exige uma metodologia específica que deve ser seguida.

Cada teste/metodologia possui vários detalhes que devem ser respeitados. Com a rotina sobrecarregada de um laboratório, muitas dessas etapas podem ser esquecidas.

Um sistema informatizado pode ajudar muito neste problema. Pode-se, por exemplo, configurar um workflow com cada etapa a ser seguida, a fim de que o analista possa segui-las com segurança, evitando erros e retrabalhos.

8- Não calibrar instrumentos

Os instrumentos não calibrados são grandes geradores de erros e retrabalhos em laboratórios. Executar testes nestas condições acarreta em informações incorretas e perda de rastreabilidade. Portanto, é necessário haver uma rotina em que haja a periodicidade de calibração de cada instrumento.

Um sistema de gestão de laboratório automatiza essa rotina. Além de configurar a periodicidade, ele não permite, por exemplo, que sejam executados testes em instrumentos descalibrados. Todos os eventos de calibração são registrados automaticamente no sistema, garantindo a qualidade e a rastreabilidade das informações do laboratório.

Estes são os erros mais comuns e que fazem muitos laboratórios desperdiçarem tempo e dinheiro, além de terem uma grande perda na qualidade. Como visto, boa parte deles tem a ver com problemas de gestão agravados pela rotina atarefada de um laboratório. Eles podem ser resolvidos com processos de qualidade bem estabelecidos, capacitação dos funcionários e um software gestor.

Tem mais algum erro que o seu laboratório passa constantemente? Comente e compartilhe a sua experiência!

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