Como evitar que os reagentes vençam ou faltem no laboratório?

Sempre que um laboratório recebe um novo lote de reagentes químicos, é necessário que o responsável pela gestão de estoque realize o registro no sistema contendo todas as informações necessárias, como:

  • a quantidade recebida;
  • o número do lote;
  • a data de validade.

Com essas informações devidamente cadastradas, o sistema conseguirá realizar o gerenciamento dos vencimentos, emitindo alertas sobre quais insumos devem ser utilizados primeiro, criando uma espécie de fila de saída. Além da utilização no controle de estoque, os laboratórios podem contar com uma ajuda do software Sample Manager da Thermo Fisher no monitoramento dos níveis de insumo.

No caso de laboratórios que utilizam soluções inteligentes para o controle de estoque, podem ser configurados alertas que serão emitidos em situações de queda na quantidade mínima ou em excesso. O alerta emitido pode ser em forma de pop-up, informando o estoquista responsável pelo setor sobre a necessidade de realizar uma nova compra ou até mesmo no envio de um e-mail ao responsável e demais interessados.

Já para informar que o estoque está em seu máximo, o responsável precisa verificar se seu volume é suficiente para a demanda média de determinado período (semana, quinzena e/ou mês). Com isso é possível evitar qualquer tipo de desperdício na compra de materiais e melhor planejamento financeiro no período adequados sem afetar a cadeia produtiva.

Para prevenir, ainda, que os reagentes químicos vençam ou que o estoque não seja o suficiente para a demanda, existem regras que precisam ser estabelecidas no sistema de gestão de estoque, bem como diretrizes aplicadas internamente em controles mais simples, caso seja necessário. Conheça algumas práticas que podem auxiliar nesse processo.

Como melhorar o controle de estoque do laboratório de reagentes químicos?

Gestão de reagentes químicos

Ordem na saída dos insumos

Para evitar que os insumos que forem recebidos por último sejam utilizados primeiro, é importante trabalhar com a data de recebimento do lote, ordenando pelos que foram recebidos antes. O próprio sistema já é capaz de ordenar os insumos para facilitar a visualização.

Essa é uma prática conhecida como método FIFO – First in First Out –, em que o primeiro produto a ser recebido deve ser o primeiro produto a sair. É uma medida simples que evita muitos problemas no processo de gerenciamento do estoque.

Conheça o ciclo de vida dos produtos

Para que o processo de gestão de estoque seja realizado sem falhas, é importante que a demanda do laboratório seja avaliada. Portanto, com o levantamento dos produtos em mãos, faça o  fluxo diário, semanal e mensal de reagentes. Dessa forma, é totalmente possível evitar que os insumos sejam perdidos por não terem sido utilizados dentro do prazo.

Existem insumos que possuem regularidade no consumo, outros são mais sazonais. Assim, a partir dessa informação, é possível definir regras mais claras para o controle do estoque.  A partir desse levantamento, você saberá, ainda, quais dos reagentes químicos são mais ou menos usados e, com isso, poderá investir nos que mais usa no laboratório. 

Faça uma programação de compras

A partir da análise de fluxo de estoque, é possível fazer o alinhamento da programação de compras de reagentes para o laboratório, otimizando a gestão de estoque. Com a análise de fluxo feita, você saberá a quantidade exata dos seus reagentes e demais materiais básicos.

Com essa informação valiosa em mãos, você poderá comprar a quantidade exata do que precisa (sem desperdícios de materiais e de dinheiro) e na data correta. A grande vantagem disso é que você evitará ficar sem os reagentes imprescindíveis para suas análises laboratoriais, bem como não terá de lidar com excesso de perdas (reagentes vencidos ou em vias de vencer).

Não dependa de um único fornecedor

Para facilitar o controle do estoque de um laboratório, uma saída é ter um programa de fidelidade com um determinado fornecedor, concentrando todos os pedidos apenas com ele. Essa medida ajudará a evitar falhas nos pedidos de insumos, além de auxiliar no controle de qualidade.

No entanto, ter mais “cartas na manga” é uma dica valiosa. Assim, tenha outros fornecedores com quem você possa contar, caso o primeiro não puder atendê-lo (falta de determinado reagente crucial para o funcionamento do laboratório, fechamento da distribuidora de matérias-primas, entre outros motivos). Essa medida favorece a gestão de estoque do laboratório à medida que traz segurança no gerenciamento das compras.

Como uma gestão de estoque permite a redução de custos?

Quando alcançamos a maturidade no processo de controle de estoque, podemos conseguir a redução da quantidade de reagentes (e até de insumos, matérias-primas e demais produtos de laboratório) até o nível ideal no estoque do seu laboratório.

Quando existem produtos parados no estoque, estamos, na verdade, com o dinheiro parado, o que é um cenário que nenhum laboratório deseja, visto que pode gerar prejuízos e desperdícios desnecessários.

O controle de estoque é uma ferramenta para otimização de recursos, visando a melhoria financeira e a investigação de desperdícios de materiais, além de prejuízos oriundos da má administração dos insumos. Em ambientes organizados, possíveis quebras e defeitos podem ser evitados favorecendo a gestão de estoque, algo possível a ser feito com o Sample Manager da Thermo Fisher.

Como fazer o tratamento adequado dos resíduos?

Os resíduos químicos são substâncias que podem oferecer riscos à saúde e também para o meio ambiente. De acordo com aumento dos níveis de toxicidade e poluição, eles são enquadrados em categorias diferentes para o descarte adequado.

Existem, por exemplo, os resíduos saneantes, que contém metais pesados, reagentes químicos de laboratório ou ainda recipientes que foram utilizados no laboratório, que podem ser contaminados com produtos químicos ou até mesmo com sangue. O grau de periculosidade indica o risco que tais produtos oferecem à saúde, sendo necessário a realização de diversos testes para medir a concentração das soluções químicas, como: iodo, solventes e cloro.

O processo de coleta dos resíduos químicos deve ser feito periodicamente, de dois em dois meses e é de responsabilidade dos laboratórios o preenchimento de uma ficha com a descrição exata de todos os resíduos, contendo data e hora da entrega. Além disso, os produtos devem estar armazenados da maneira que estiver indicada nas normas deste processo.

Agora que você já sabe como fazer a gestão de estoque de reagentes químicos do seu laboratório, o convidamos a ficar por dentro das nossas atualizações, recebendo nossas novidades tão forem publicadas. Para isso, assine nossa newsletter agora (colocando seu nome e e-mail no local indicado no canto direito do topo da página)!

 

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