O que é um gráfico Gantt e como usá-lo em projetos P&D?

Gráfico Gantt é uma ferramenta muito utilizada na administração e pode ajudar a acompanhar a evolução de tarefas envolvidas em um projeto. Em vários laboratórios, fazer gestão de projetos é um desafio pelas diferenças entre as atividades laboratoriais e as de uma empresa de software, por exemplo, onde essa metodologia é mais aplicada. Porém, o gráfico Gantt pode beneficiar qualquer negócio, porque trabalha basicamente com duas informações: prazos e tarefas.

Quer conhecer mais sobre essa ferramenta e como ela pode ajudar a melhorar sua produtividade no laboratório? Continue lendo o artigo de hoje para descobrir!

Quem foi Henry Gantt?

Henry Gantt, que dá nome ao gráfico, foi um engenheiro norte-americano. Ele é considerado um dos pioneiros na administração de projetos, principalmente por sua abordagem humana e focada nos funcionários.

Para Gantt, a melhor forma de melhorar a produtividade é compreender o trabalho de cada profissional, sem impor métodos autoritários de gestão. Como exemplo dessa visão, Gantt criou um sistema de remuneração por metas, chamado Task and Bonus, que recompensava os profissionais que cumprissem e ultrapassassem suas metas. Foi aí que surgiu o pensamento de gratificação por produtividade, algo muito comum nas empresas de hoje.

O que é um Gráfico Gantt?

Para administrar a produtividade dos funcionários, Gantt criou um diagrama de controle, o que hoje conhecemos como Gráfico Gantt. A ferramenta foi utilizada na Segunda Guerra Mundial para planejar a produção de armas, munições e outros aparatos com mais controle e afinco.

Anos depois, na década de 1960, passou a ser utilizada em larga escala por administradores de várias áreas na gestão de projetos, pela sua eficácia em mostrar exatamente os dados que o gestor precisa acompanhar:

  • Tempo de execução: o eixo horizontal do gráfico representa o tempo total para a execução do projeto, em qualquer unidade (horas, dias e semanas);

  • Responsáveis: o gráfico também mostra quem é o funcionário ou quem são as equipes responsáveis por cada uma das etapas do projeto;

  • Tarefas: são representadas por barras horizontais, cujo tamanho varia de acordo com o prazo para executá-las e as cores podem ser adaptadas para identificar cada colaborador envolvido;

  • Relação entre as tarefas: setas mostram quais tarefas dependem de outras e quais se relacionam diretamente;

  • Metas: marcas no gráfico definem o final de cada etapa ou do projeto, mostrando qual a meta de finalização que deve ser seguida;

  • Caminho crítico: o caminho crítico é o conjunto de atividades que devem ser cumpridas desde o primeiro até o último dia do projeto para respeitar a meta de prazo;

O recomendado é atualizar o gráfico ao final de cada dia, para manter uma visualização real das tarefas cumpridas. Se uma única atividade atrasa, todo o caminho crítico é comprometido, afetando o cumprimento da meta final. Por isso, ao manter o gráfico atualizado, o administrador pode ver facilmente os prazos e qualquer empecilho no cumprimento deles.

Como o gráfico Gantt é utilizado atualmente?

O gráfico Gantt voltou a ser utilizado na gestão de projetos por exibir dados importantes de uma maneira bem organizada visualmente, facilitando as atividades de acompanhamento. Atualmente, existem softwares especializados em gerar esse tipo de gráfico automaticamente, fazendo as atualizações conforme cada membro da equipe conclui suas tarefas.

Assim, é possível acompanhar o desempenho individual, ao mesmo tempo em que se registra a eficiência coletiva, melhorando a qualidade da gestão dos projetos. A ferramenta é utilizada largamente nas empresas ligadas à tecnologia, nas quais os projetos de desenvolvimento de softwares contêm muitas etapas interdependentes e os prazos são fundamentais para o bom andamento dos negócios.

Outro benefício de utilizar o gráfico Gantt é o controle de custos dos projetos. Ao analisar o tempo gasto, os recursos empregados, os funcionários envolvidos e outras minúcias do projeto, a leitura dos custos passa a ser muito mais compreensiva.

Esses dados podem ser críticos para empresas que precisam lidar com investidores e/ou acionistas, por exemplo. Mas o gráfico não é limitado apenas para negócios que operam nessa lógica. É possível adaptá-lo para atender às suas necessidades de gestão, sejam elas individuais ou coletivas.

Como montar um gráfico Gantt?

Você pode montar um gráfico Gantt de forma simplificada utilizando o Microsoft Excel. Veja um passo a passo:

  1. Crie uma tabela de tarefas, listando o nome de cada tarefa, sua data de início e prazo para conclusão.

  2. Construa um gráfico de barras empilhadas utilizando os dados da tabela;

  3. Você conseguirá um gráfico em que cada tarefa tem duas cores de barras à sua frente. A barra com as datas de início deve ser reformatada, retirando sua cor para restar apenas os dados de prazo;

  4. Inverta o eixo das tarefas, para que elas apareçam do menor para o maior prazo;

  5. Identifique cada barra por uma cor diferente, conforme os responsáveis por cada tarefa, para facilitar a visualização.

Problemas metodológicos

Parece simples, mas o gráfico Gantt em Excel tem alguns problemas metodológicos. Para começar, é complicado disponibilizar o arquivo para que seja editável por toda a equipe envolvida em um projeto, o que inviabiliza a gestão.

Para gerenciar projetos individuais de cada funcionário, o formato é perfeitamente adequado. Bastam habilidades simples com o Excel e uma boa organização da tabela de tarefas.

Porém, se o laboratório optar por adotar um software que conte com a elaboração de gráficos Gantt em suas opções, melhor ainda! Economiza tempo e facilita a atualização dos dados diariamente.

Como você viu neste post, o gráfico Gantt é uma ferramenta muito rica para ajudar no gerenciamento de projetos. Para a realidade do laboratório, é possível adaptar as utilidades dele dividindo melhor as tarefas, identificando os responsáveis e atualizando constantemente a evolução de cada demanda.

Dessa forma, os prazos são cumpridos com menos dificuldade e qualquer ponto de retenção pode ser solucionado mais rapidamente. Com o gráfico Gantt, administrar suas próprias tarefas e o andamento da sua equipe se torna uma atividade bem menos cansativa do que é atualmente.

Como você faz a gestão de tarefas no seu laboratório? Tente adaptar o gráfico Gantt às suas demandas e conte sua experiência nos comentários!

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