O que é RFP e como desenvolver uma para seu laboratório?

Se você atua em um ambiente laboratorial e lida com trâmites envolvendo fornecedores e tem dificuldades em solicitar orçamentos ou em informar a quem lhe vende o que, exatamente, você precisa, este artigo é para você. Com ele, você vai conhecer e saber o que é RFP – uma ferramenta que muito o ajudará nessas questões burocráticas, que tanto podem atrapalhar uma negociação de materiais para o seu laboratório.

Continue lendo e saiba o que é, quais as vantagens e qual a melhor maneira de desenvolver uma RFP para o seu laboratório. Acompanhe!

O que é RFP?

RFP é uma sigla para Request For Proposal (solicitação de propostas, em tradução livre), uma ferramenta fundamental para a gestão de fornecedores. Isso porque, ela cria o ambiente para entrar em uma concorrência ao definir as bases para a negociação, como as condições, o escopo e as responsabilidades.

Na prática, ela é o convite que você enviará a vários fornecedores para que eles apresentem suas propostas de venda de matérias-primas, equipamentos de laboratório e demais produtos. A RFP é usada na realização do orçamento de um projeto mais complexo e com diversos cenários. Ela veio para substituir orçamento tradicional, que, muitas vezes, mais atrapalha do que ajuda.

Quais as vantagens da RFP?

Para ser realmente eficiente, o documento com a RFP deve conter a maior quantidade de informações possíveis. Isso estimulará os fornecedores a usarem sua criatividade visando oferecer a melhor solução para o seu laboratório. Assim, esse documento é fundamental para conseguir a máxima eficiência no processo de aquisição.

Além de melhorar a transação com os fornecedores em laboratórios, a RFP faz com que contratos de longo prazo possam ser firmados com grandes fabricantes. Isso é possível pois, pulando a etapa dos atravessadores (intermediários), resulta na diminuição dos riscos e abre espaço para propostas muito mais transparentes.

Para ser bem elaborada, ela precisa seguir uma metodologia e ter linguagem usual no gerenciamento de projetos, e sempre se valer de técnicas e da análise dos requisitos. Com as vantagens da RFP ficou mais claro entender o que é RFP e sua importância, né? Confira como desenvolvê-la, abaixo.

Como desenvolver uma RFP para seu laboratório?

Agora que você já sabe o que é RFP, deve saber que o projeto de uma boa RFP envolve algumas etapas. São elas:

  • Preparação da RFP;
  • Determinação das disposições administrativas;
  • Definição de como as informações dos fornecedores serão apresentadas;
  • Determinação das condições técnicas do produto ou serviço a serem adquiridos;
  • Gerenciamento das exigências da RFP;
  • Definição de como serão apresentadas as informações de preço;
  • Determinação do processo de avaliação das propostas;
  • Uso do LIMS.

Preparação

A preparação envolve a organização e o planejamento do projeto, o desenvolvimento do budget, o treinamento do pessoal do laboratório e a definição do projeto de aquisição dos materiais para o laboratório.

Disposições administrativas

Elas definem como será a gestão do RFP com informações dos fornecedores, como:

  • pré-qualificação dos mesmos,
  • estrutura da RFP,
  • processo de recebimento de perguntas e fornecimentos das respostas,
  • reuniões com os fornecedores,
  • tratamento das propostas alternativas,
  • requisitos para que a proposta atenda os padrões de conformidade da empresa.

Definição das informações

É preciso definir quais serão as informações e quais os detalhes serão passados para os fornecedores. Quanto mais informações e detalhes houver, melhores serão as propostas recebidas, pois os fornecedores terão mais elementos para gerar soluções mais próximas das necessidades do laboratório. É importante que os documentos enviados sejam classificados e contenham referências no rodapé com relação ao seu nível de confidencialidade (proprietária, pública, confidencial ou secreta).

Determinação das condições técnicas

A seção de requisitos técnicos deve ter preferência para determinar os requerimentos dos produtos e não as suas especificações, possibilitando aos fornecedores maior maleabilidade na definição do produto. Use uma linguagem clara e conhecida por eles e tenha o cuidado de não acrescentar termos subjetivos ou requerimentos. Eles precisam ter significado e serem mensuráveis. Além disso, não inclua características desnecessárias e soluções pré-definidas.

Completando as informações técnicas, a RFP deve conter o ambiente técnico e de negócios, além dos ambientes propostos. Por fim, ela precisa incluir a necessidades de software, hadware e suas aplicações.

Gerenciamento da RFP

No gerenciamento de requisitos da RFP há uma lista de atividades a ser cumprida, tais como:

  • definição do plano e prazo do projeto;
  • sistema de manutenção e suporte;
  • atribuições das responsabilidades;
  • desenvolvimento e implantação;
  • método de preparação do local;
  • necessidades de pessoal;
  • treinamento;
  • atribuições;
  • outros.

Valor das propostas

Os preços das propostas dos fornecedores precisam vir acompanhados de informações detalhando sua estrutura, sendo as principais: hardware, software, desenvolvimento e aplicação de software, implantação do projeto, manutenção e suporte, consumíveis, treinamento, entre outros.

Um valor fechado não é viável, pois tira o poder de negociação e a possibilidade de propor maneiras alternativas de aquisição. Uma forma de facilitar a comparação de preços, é definir um quadro comparativo baseado nos requerimentos da RFP e pedir aos fornecedores que enviem as propostas no formato da tabela. Além de facilitar a importação dos dados para uma ferramenta que facilitará a comparação, a tabela ainda permitirá a simulação de diversos cenários.

Avaliação das propostas

Forme uma equipe para avaliar as propostas. Monte um processo para solicitar, quando necessário, esclarecimentos junto aos fornecedores. Use técnicas de avaliação de preço e soluções. Depois de analisar todas as propostas, selecione as melhores com base em critérios mensuráveis e crie uma lista pequena. Convide esses fornecedores para apresentações presenciais com demonstrações dos produtos ou combine visitas técnicas com apresentações de evidências do funcionamento das soluções propostas.

Uso do LIMS

Mas de nada adianta apenas aprender o que é RFP e a desenvolvê-la, para tornar sua RFP realmente eficaz, você pode contar com o LIMS, que irá exigir que os fornecedores detalhem suas propostas atendendo aos requisitos solicitados. O software ajuda por:

• Permitir uma comparação fácil e objetiva entre as respostas do fornecedor;
• Exigir que todas as perguntas sejam respondidas de maneira clara e que facilite a comparação com outros fornecedores;
• Exigir que a RFP e as respostas sejam anexadas no contrato final assinado entre a empresa e o fornecedor escolhido.

Podemos resumir que um processo profissional para adquirir material para o laboratório envolve processo e gerenciamento profissional. O primeiro requer planejamento, determinação de requisitos e requerimentos técnicos. Já a gestão profissional envolve sólidos aspectos gerenciais, muito conhecimento de precificação e um processo de avaliação fundamentado em itens mensuráveis, sem esquecer da importância de se ter muita habilidade de negociação e de gestão de eventuais conflitos.

O LIMS (Sistema de Gestão e Informação para o seu laboratório) SampleManager ajudará a aplicar o RFP à medida que compara as soluções dos fornecedores e o ajuda a definir o vencedor da RFP e a firmar o contrato entre o fornecedor que foi selecionado e o laboratório.

Agora que você entendeu o que é RFP e como desenvolver uma para o seu laboratório, assine nossa newsletter colocando o seu endereço de e-mail no canto superior direito do blog e passe a receber todas as nossas novidades e dicas assim que forem publicadas.

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