O fator humano no processo de implantação da NBR 17025

Laboratórios do mundo todo têm adotado a NBR 17025 para a elaboração de seus respectivos procedimentos e adequação de seus respectivos sistemas de gestão, o que representa uma estratégia de reconhecimento perante o mercado e também a busca por mais qualidade e credibilidade nos resultados obtidos pelas análises. 

Este é um processo de implantação que contempla instalações físicas, operações técnicas e também, administrativas, além de todo o controle de qualidade dos processos e Auditoria.

O uso da NBR 17025 permite, entre outros fatores, que o laboratório possua relevância e reconhecimento nos mercados nacional e internacional, organização, eficiência e segurança em suas operações, proporcionando mais confiabilidade aos serviços ofertados.

Quer saber quais ações devem ser tomadas para que o seu laboratório esteja de acordo com a norma 17025? Confira no artigo a seguir!

Por onde começar o processo de implantação?

Para dar início ao processo de implantação da norma – que, além de tratar das regras para o uso de Sistemas de Gestão, especifica as diretrizes para procedimentos como ensaios e calibrações – algumas etapas devem ser seguidas, como a solicitação de acreditação junto ao órgão qualificado e o envio dos documentos necessários.

Feito isso, o material segue para fases de análise e são realizadas também avaliações das dependências físicas do laboratório e dos profissionais responsáveis pelas operações.

Após as análises, o órgão pode decidir:

  • pela concessão da acreditação, quando a equipe, local de trabalhos e equipamentos cumprem na íntegra os pré-requisitos;
  • pela concessão feita após a realização de ajustes (desde que as inconformidades sejam simples e não representem riscos às atividades realizadas);
  • ou ainda, pelo indeferimento do pedido.

Parametrização e customização, etapas importantes do processo de implantação

Antes mesmo da solicitação de acreditação, é necessário realizar a parametrização e a customização do sistema de gestão, de acordo com as necessidades do laboratório. Mas afinal, do que se tratam cada um desses conceitos?

A parametrização consiste na adaptação das regras e funcionalidades do sistema, de olho nos dados já entregues pelo programa.

Já a customização, como o próprio termo sugere, representa a alteração das regras e processos existentes no sistema, de modo a adequar o software para que este possa operar e atender outras situações, não contempladas pelos parâmetros gerados anteriormente.

Ao investir na adoção da 17025, os laboratórios devem se atentar à alguns requisitos para viabilizar sua implementação. Em casos onde o laboratório já conta com o apoio de um software de mercado, por exemplo, será necessário avaliar um projeto específico para a adequação da ferramenta para que os processos estejam em conformidade.

Desta forma, deve-se analisar cuidadosamente os esforços financeiros e de projetos, para que a ferramenta esteja de acordo com as normas e com as adequações necessárias para o cumprimento de várias regras do processo e ao longo do tempo.

Com o Sample Manager (sistema que promove soluções para o gerenciamento de laboratórios) é possível adequar as metodologias do laboratório sem custo e ainda estar em conformidade com a 17025, uma vez que o sistema foi desenvolvido com os conceitos e premissas da norma. Neste sentido, a ferramenta se mantém sempre atualizada e em conformidade com a norma, eliminando custos para projetos de adequação ou uso de softwares de terceiros.

É possível confiar no novo?

Com o surgimento de inovações tecnológicas, as companhias têm investido em um crescente processo de implantação de novas práticas para o aprimoramento de seus serviços por meio da automatização dos processos e armazenamento digital dos dados.

Dessa forma, é comum que algumas pessoas tenham certa resistência às novas ferramentas, seja por desconfiança ou por medo.

Entretanto, esse comportamento pode representar um obstáculo ao desenvolvimento de uma equipe e da empresa, o que abre espaço para que os serviços ofertados se tornem desatualizados e pouco competitivos no mercado. Essa resistência pode se manifestar em diversas frentes:

  • medo de sair da zona de conforto;
  • dificuldade em romper com hábitos antigos;
  • falta de motivação;
  • medo de falhar ao lidar com novas ferramentas;
  • dúvidas sobre a eficiência dos mecanismos;
  • preocupação sobre a facilidade de adaptação à nova tecnologia;
  • medo da perda do domínio do processo para a tecnologia;
  • falta de conhecimento da própria empresa sobre a complexidade do funcionamento de um laboratório e do impacto de uma boa gestão nos demais departamentos da empresa.

Apesar disso, é importante superar esta barreira, pois o processo de adoção de novas tecnologias, em especial de um LIMS, pode trazer diversos benefícios para a companhia em curto prazo.

Em momentos de transição como este, é imprescindível que seja realizado um trabalho de equipe que envolva treinamentos, capacitações, uma sólida estrutura de comunicação interna e, acima de tudo, a valorização dos profissionais envolvidos no processo, afinal de contas, eles são detentores dos conhecimentos aplicados no laboratório e serão eles os responsáveis pela condução das atividades.

Sample Manager, mais eficiência para o seu laboratório

Em um laboratório, são gerados todos os dias um enorme volume de dados, que englobam desde fichas para registro de amostras, controles dos equipamentos que necessitam de manutenção e calibração, cálculos e procedimentos para as cada especificidade de análise, laudos, controle de estoque, parâmetros de medição, normas de funcionamento e até dados dos clientes.

Tais informações, que normalmente podem ser encontradas em mais de uma ferramenta diferente (como arquivos online, e-mails, pastas e planilhas), fornecem de forma precária aos profissionais de laboratório, formas de gerenciar as atividade e de garantir o bom funcionamento e resultado do laboratório.

Com o mercado cada vez mais competitivo e os consumidores cada vez mais exigentes, faz-se necessário investir em práticas que tornem as operações ainda mais eficientes e ágeis, capazes de automatizar várias etapas da atividade e realizar entregas com mais rapidez.

Nesse processo de implantação de novas tecnologias, uma ferramenta é capaz de viabilizar todas essas melhorias de maneira simples e prática: o Sample Manager. Leia abaixo como o software atua e quais são as vantagens de se adotar esse sistema.

Por ser elaborado de acordo com a ISO 17025, o Sample Manager oferece mais eficiência às atividades do laboratório, pois facilita o acesso aos dados, um ótimo exemplo é como a Auditoria passa a ser realizada de forma automatizada e muito mais eficaz, uma vez que a solução distribui as informações de forma organizada com relatórios parametrizados para atendimento de diversos orgãos regulatórios (ANVISA, MAPA, FDA, etc.).

Este processo possibilita um controle incomparável dos processos e menos tempo despendido com estas ações, além das mitigações de autuações.

O Sample Manager possibilita o gerenciamento de todo o fluxo de amostra, de ponta a ponta, desde a sua entrada, até a emissão do laudo final, gerencia, integra com instrumentos e controla a periodicidade da calibração e manutenção, gerencia a utilização dos insumos consumidos no estoque e alerta os responsáveis para limites mínimos aceitáveis, e oferece total independência aos usuários da plataforma.

Além disso, a solução possibilita que o processo de implementação seja participativo, o que possibilita a colaboração da equipe do laboratório para a sua incorporação às rotinas da empresa e desenvolvimento da plataforma ao longo do tempo.

Afinal de contas, o que é o Sample Manager?

processo de implantação NBR 17025

Criado para o gerenciamento de dados de laboratórios, o Sample Manager é um exemplo de LIMS (Laboratory Information Management System) que atua na conexão entre as etapas da análise com a administração da companhia, de olho na simplificação das atividades e redução dos custos diretos e indiretos do laboratório.

A ferramenta ainda promove um controle de qualidade mais assertivo para as operações. Quer saber quais as principais vantagens de se utilizar o Sample Manager? Confira:

1. Redução de custos

Com o Sample Manager, gastos que antes eram contabilizados todo mês diminuem ou deixam de existir, como é o caso de transcrição de dados, que impactam diretamente na produtividade e nos resultados do laboratório, e com despesas provenientes da má gestão de insumos e mão de obra em excesso, por exemplo. A integração de ferramentas em um nível corporativo, possibilita que departamentos, até então sem relações diretas com o laboratório, se beneficiem diretamente do seu alto desempenho, tal como vendas, supply chain, financeiro e compras.

2. Controle de estoque

Outra vantagem do processo de implantação da ferramenta diz respeito ao armazenamento dos materiais utilizados no laboratório, bem como de seus equipamentos.

No Sample Manager, é possível encontrar informações relacionadas às quantidades de insumos disponíveis, prazo de validade e previsão de datas para as próximas compras.

Além disso, a ferramenta possibilita a visualização dos status de manutenção dos equipamentos, indicando quais deles estão prontos para uso, quais precisam de manutenção, os indisponíveis e as demandas e produtividade de cada instrumento.

3. Segurança da informação

Com as inovações tecnológicas, aumentam-se também as preocupações com os dados de uma empresa. O Sample Manager traz em suas configurações um aparato completo de segurança que permite aos usuários consultar, recuperar, salvar e avaliar os dados do laboratório, além do controle de acesso e rastreabilidade, importante item previsto na ISO17025, e que auxilia na Governança Corporativa, Compliance e Auditoria.

4. Aumento da produtividade

Com um sistema totalmente digital, o Sample Manager armazena os dados de maneira automática, promovendo mais agilidade ao processo e um tempo de resposta menor no acesso das informações, minimizando a ocorrência de erros.

5. Melhor gerenciamento dos dados administrativos

Na ferramenta, é possível acessar rapidamente informações ligadas a clientes, preços praticados pelo laboratório, cotações do mercado, contatos úteis, operações e análises realizadas anteriormente e faturamento por período.

Conformidade com a NBR 17025

Além de tornar as operações do laboratório ainda mais produtivas, o processo de implantação do Sample Manager acompanha a adoção da norma 17025, que promove a busca por soluções eficazes para o gerenciamento das atividades da empresa.

Com isso, o laboratório pode alcançar, além das facilidades garantidas pelo Sample Manager, a segurança e excelência no mercado, oferecendo serviços competitivos e de ponta aos clientes.

Agora que você conheceu mais sobre o Sample Manager, que tal potencializar as operações do seu laboratório e alcançar resultados ainda melhores? Entre em contato e confira como você pode incorporá-lo ao seu negócio!

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