Rollouts com projeto LIMS: como implementar processos empresariais?

Manejar informações detalhadas de inúmeras amostras diariamente é a realidade cotidiana do profissional de laboratório, seja do ramo alimentar, de saúde, mineração, dentre outros.

Assim, independente da área de atuação, o laboratório dedicado a fazer análises e classificações completas de dados tão delicados e complexos já abandonou o trabalho manual e aposta em processos automatizados.

O carro chefe deste serviço são os softwares da categoria LIMS (Laboratory Information Management System, inglês para Sistema de Gerenciamento de Informações Laboratoriais), principais responsáveis pelo gerenciamento do ciclo de vida de amostras e análises de maneira automatizada. Mas, acreditando que a excelência dos serviços prestados pelos laboratórios se deve em grande parte ao uso de tecnologia de ponta, os gestores de projetos devem estar atentos às inovações do mercado e à expansão da própria empresa.

Por isso, a implementação de projetos empresariais que contemplam diversas plantas laboratoriais para adoção de um software depende, em grande medida, da realização de rollouts com projeto LIMS. O que é rollout, qual sua importância e como funciona? Todos esses detalhes você verá no nosso artigo de hoje!

O que é rollout?

De origem inglesa, roll significa rolar e out significa fora. Na tradução literal, a expressão seria “rolar para fora” ou “desenrolar”. O termo foi adotado pelo linguajar corporativo para referir-se ao desenvolvimento de determinada tecnologia ou operacionalização de uma nova política empresarial.

Após um processo de expansão de um laboratório, seja físico ou organizacional, é necessário fazer a adequação do projeto LIMS utilizado para que ele comporte as novas necessidades da empresa. Essa adaptação é o rollout.

Algumas situações em que o rollout é necessário são:

  1. aquisição de novas empresas;
  2. vendas de novos produtos ou serviços;
  3. abertura de filiais;
  4. diversas unidades (laboratórios, no nosso caso) de uma mesma empresa que necessitam ter replicado em sua rotina, um software que atenda a sua rotina de trabalho. Abordaremos este item neste artigo.

Otimize os seus processos

Um projeto LIMS é tão bom quanto o mais específico for. O software de alta precisão perde o sentido se for usado de maneira genérica, sem o treinamento adequado das equipes que farão o manuseio e sem que todas as suas funções sejam utilizadas.

A tecnologia dos projetos LIMS garante produtividade, agilidade, segurança, qualidade técnica e de atendimento ao cliente. Além disso, o tempo de processamento de lotes de produção e correção do processo produtivo é reduzido, caindo também o índice de retrabalhos e produtos não-conformes. Diminuir o tempo de produção e aumentar a qualidade é um cenário difícil de se conquistar, mas é possível com os softwares de automação laboratorial.

Afinal, essas ferramentas garantem o registro de todos os dados que foram inseridos sobre aquela amostra, indicando ainda, através do login, qual é o técnico responsável e quando as informações foram alteradas. Integridade, rastreabilidade, confidencialidade e autenticidade de registro são inerentes à ferramenta.

E, para que todos estes atributos sejam aproveitados ao máximo, é preciso fazer o rollout do projeto LIMS sempre que uma das variáveis for alterada. Como uma máquina precisa, abalos mínimos podem comprometer todo o trabalho.

Revise os processos do laboratório

processos nas empresas

Além da precisão e da confiabilidade promovidas pela tecnologia, o rollout do projeto exige a revisão dos processos de decisão, geração, registro e fluxos de informações, além da maneira como é feita a integração do laboratório com as demais áreas da empresa. Durante este trabalho, é possível identificar e estudar etapas que não agregam valor, permitindo aos gestores avaliar se elas devem ser reduzidas ou eliminadas dos processos.

Outro ganho que acompanha a inovação do software é a redução no investimento de homens-horas (HH) da companhia. Além de ser financeiramente oneroso, há uma dificuldade para garantir que os colaboradores seguirão, por exemplo, todas as orientações de registro em papel, planilhas de cálculo ou editores de texto.

O extenso uso de mão de obra humana traz consigo a necessidade de capacitações, reciclagens, ações de conscientização e auditorias de desempenho, para avaliar o cumprimento dos requisitos de qualidade e otimização do laboratório.

Conheça o Sample Manager, a Solução de LIMS da Thermo Fisher

Aqui você conhecerá o Sample Manager da Thermo Fisher, o sistema de gestão laboratorial líder de mercado mundial. Os múltiplos braços da ferramenta integram os processos de três principais áreas da empresa: equipes de laboratório, TI (Tecnologia da Informação) e equipe gerencial e executiva. Algumas das atividades proporcionadas pelo rollout com o Sample Manager são:

  • padronização de processos e da qualidade imposta pelo corporativo da empresa contratante, possibilitando que, cada unidade laboratorial (ou industrial), tenha suas parametrizações próprias ou customizações seguindo as diretrizes determinadas pelo TI ou corporativo;
  • controle de KPIs de forma que Diretores e Executivos tenham visões claras e pontuais em massa ou individuais para a tomada de decisão mais próxima do real-time;
  • gestão à vista e em diferentes níveis e escalas para uma unidade ou diversas. Sabemos que a Gestão à vista no laboratório é um tema muito muito complexo. Com a ferramenta correta, você possui as informações adequadas para avaliar seus indicadores e adotar medidas nas melhoras de produção;
  • o cliente do Sample Manager pode ter a autonomia para liderar o desenvolvimento de novos projetos em sua empresa, isto resulta em economia financeira e principalmente de tempo para este tipo de projeto. E o cliente será sempre bem amparado pelo suporte da Interfusão.

Evite softwares caseiros, feitos por desenvolvedores próprios, que muitas vezes são dependentes dos seus criadores e não têm a inserção de mercado necessária. Ao adotar uma ferramenta de LIMS, você deve considerar os impactos que isso trará para a sua empresa no curto, médio e longo prazo. Portanto, considere estudar seus fornecedores a fundo sobre a parceria e facilidades ao longo, inclusive para fazer o rollouts para demais unidades, ainda que isso não esteja no seu road map no momento.

Atenda às normas de qualidade

O Sample Manager é, ainda, um dos requisitos-chave para a conquista do certificado ABNT NBR ISO/IEC 17.025, ou usualmente, NBR 17.025, norma que rege os Sistemas de Gestão da Qualidade em laboratórios. Ela especifica os requisitos gerais para procedimentos de ensaios e/ou calibrações, compreendendo amostras.

Estar de acordo com essa norma é um importante cartão de visitas para clientes, autoridades regulamentadoras, instituições e órgãos de acreditação, que estarão certos da competência técnica do seu laboratório. Segundo a ISO 17.025, os resultados de cada ensaio ou calibração feitos pelo laboratório devem ser exatos, claros, objetivos e cumprir as instruções específicas.

Para isso, é importante fazer uso de ferramentas que concentrem todas essas informações, mantendo o padrão e a segurança, além de evidenciar as especificidades da sua regra de negócio. Entre outros elementos técnicos, treinamentos, mudança comportamental e cultural de todos os envolvidos, o  Sample Manager é uma importante tecnologia de adequação à norma, por gerenciar e garantir todo esta rotina de trabalho, concentrando-as e conferindo assertividade da auditoria ao seu processo.

Comece o rollout do seu projeto

Você deve estar se perguntando, qual a vantagem de eu realizar um rollout de uma ferramenta LIMS em minha empresa, e para os meus diversos laboratórios? A resposta consiste em:

Ter fornecedor único

Este item possibilita gerenciar com facilidade gestão de contrato, garantia e controle da qualidade do serviço prestado e suporte adequado a ferramenta e aos seus processos;

Investimento e custo

O investimento para adotar uma solução LIMS adequada não é dos menores e envolve um relacionamento ao longo prazo. Desta forma, deve-se considerar projetos futuros (ainda que hipotéticos) para não se enrolar com um fornecedor de LIMS que não lhe de suporte adequado a grandeza de sua empresa e complexidade de seus cenários.

Isto geralmente resulta em custos para atendimentos e desenvolvimentos não previstos, desta forma, o seu fornecedor de LIMS pode se tornar custoso. Soluções de LIMS como o Sample Manager, possibilita que o cliente tenha autonomia e flexibilidade para  sobre a ferramenta, que mitiga questões de escopo não previsto.

Tempo

Tempo é dinheiro. Quando se possui uma ferramenta que lhe permite replicar escopos e regras de negócios que possam ser utilizadas de uma unidade laboratorial para outra, tempo é economizado. Quando se possibilita, ter o domínio técnico da solução com o respaldo do seu fornecedor, você tem agilidade para colocar em pratica ações de rollout dentro do seu cronograma.

Antes de fazer rollouts com projeto LIMS, é preciso fazer uma revisão em todos os padrões dos processos da empresa e definir o método como eles serão utilizados. Mapeie todo o fluxo do laboratório, desde o momento em que a amostra nasce, até quando são finalizados todos os testes. Responda às seguintes perguntas:

  • Qual é o produto final daquele laboratório?
  • Quais análises o laboratório faz ou poderia fazer?
  • Quais informações da amostra precisam ser armazenadas?
  • É preciso gerar um Certificado de Análise ou outro tipo de relatório?
  • Com quais máquinas do laboratório e softwares da empresa o LIMS estará conectado?

Caso a empresa tenha mais de um laboratório, deve-se definir qual receberá o projeto piloto do LIMS e que será utilizado como modelo posteriormente para replicação, com adaptações, nas demais filiais.

Após se decidir quanto aos pontos acima, é preciso capacitar e fazer o acompanhamento da equipe que comandará o projeto. A Interfusão atua diretamente em todos esses pontos, fornecendo consultoria para levantamento de requisitos de projeto, RFP (Request for Proposal, em tradução livre Solicitação de Propostas, documento de gestão de fornecedores), gestão de projeto e estudos de retorno de investimento para laboratório (ROI).

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