Relatório laboratorial: será que ainda vale a pena fazer no Excel?

O Microsoft Excel é um dos programas mais utilizados por quem faz a gestão, porque é um ótimo programa para organizar trabalhos. Mas será que ele é o mais adequado para quem faz a gestão laboratorial?

Apesar de muitas empresas usarem bastante e já estarem familiarizadas com planilhas, elas não possuem todas as funcionalidades completas que um software para gestor possui. Elas demandam um tempo muito grande em sua elaboração, não possuem a mesma segurança e perdem em funcionalidades se comparadas a um software dedicado.

Quais seriam as necessidades que as planilhas não conseguem atender na gestão de um laboratório? Veja as principais logo abaixo!

Acompanhamento da equipe

Os documentos em planilhas não permitem que seja feito um acompanhamento mais detalhado dos membros de uma equipe. Isso por que estes arquivos foram originalmente projetados para serem acessados por uma única pessoa. Ou seja, é um trabalho individual.

Além disso, ele não foi projetado para ser acessado por várias pessoas, o que inibe o trabalho em equipe de um projeto maior. Planejamento, previsão, orçamento e a confecção de um relatório laboratorial são atividades colaborativas, ou seja, exigem informações de diferentes indivíduos pertencentes a times diferentes. A única maneira de trocar dados armazenados em planilhas é por meio de e-mail.

A experiência irá dizer-lhe que tal método de troca de informações é suscetível a duplicar e até mesmo criar dados errôneos. Os membros da equipe podem, por vezes, enviar a versão errada, comprometendo os resultados e gerando retrabalho.

Controle de erros humanos e fraude

Esta é, talvez, a desvantagem mais preocupante com relação ao uso das planilhas. As manipulações fraudulentas em arquivos Excel da empresa já resultaram em perdas de bilhões.

Isso graças a inerente falta de controle das planilhas, já que é fácil alterar fórmulas, valores ou dependências, sem ser possível identificar o responsável. Isso porque é difícil verificar as versões criadas, o que impacta também na recuperação dos dados corretos.

Mais significativa e presente que a fraude intencional são os erros humanos. Inclusive os mais triviais! Falta de sinais negativos e linhas desalinhadas podem parecer inofensivas, mas podem gerar dados equivocados que repercutem na perda de confiança dos investidores e de oportunidades.

Com um software de gestão, todas as informações estão seguras, rastreáveis e há o controle de acessos. Não há duplicidade de entrada de resultados, erros de transcrição e perda de tempo com a elaboração de relatórios e painel de controle on-line, como Dashboards. Não há apenas ganho em segurança, como também em agilidade dos processos.

Ineficaz com práticas empresariais ágeis

Agora, estamos em uma época em que grandes mudanças estão moldando e remodelando a paisagem do negócio. Se o seu negócio não é ágil o suficiente para se adaptar a tais mudanças, ele pode ficar para trás. Então, adotar práticas ágeis é essencial para garantir a prosperidade do negócio.

Normalmente, as planilhas são criadas por indivíduos que não têm o menor know-how em relação à utilização de softwares. Os arquivos de planilhas se tornam aplicativos personalizados altamente desenvolvidos pelo usuário. Por isso, quando é hora de uma nova pessoa assumir o time, ele pode ter de começar do zero.

Além disso, as planilhas não possuem controles ágeis e que se tornam disponíveis para todos os envolvidos imediatamente. Um exemplo é o controle de amostras.

Para que as pessoas possam acessar estes dados por planilha, é preciso que seja enviado por e-mail ou acesso algum repositório interno da rede. Com os softwares especializados, esses dados serão disponibilizados imediatamente, assim que cadastrados no sistema.

Geração de relatório laboratorial e consolidação de dados

Quando se trata de simples análise de dados, as planilhas oferecem muita rapidez. É por isso que elas são tão utilizadas.

Porém, na geração de um relatório laboratorial mais complexo e no cruzamento de dados essenciais e confiáveis, a planilha no Excel apresenta dificuldades e lentidão do processo. Na maioria dos casos, os colaboradores têm que coletar dados de arquivos diferentes, resumi-los e enviá-los por meio de e-mails, mídia de armazenamento portátil (por exemplo, CDs ou unidades flash USB) ou para uma pasta de rede compartilhada. Ao longo de todo o processo de consolidação, os dados são submetidos a inúmeras atividades propensas a erros, como copiar-colar, entrada de células e especificação de intervalo.

Outro aspecto importante é que uma planilha não possibilita a realização de pesquisas. Por exemplo, caso a empresa verifique o estoque de determinados insumos, será necessário abrir uma planilha e conferir os dados. Com um software gestor, bastaria apenas uma rápida pesquisa.

Tomada de decisões rápidas

Manter a integridade de dados pode ser um desafio. Em um ambiente baseado em planilhas, a extração e consolidação de dados de diferentes times pode ser bem demorada.

Isso faz com que os gestores tenham um tempo maior para a tomada de decisões corretas, impactando no tempo de inovação e na perda de oportunidades. Muitas empresas usam o processo de dupla verificação, o que aumenta ainda mais o tempo de espera destes dados.

Além disso, as planilhas são mais suscetíveis a erros que softwares dedicados. Elas não possibilitam a inclusão de informações mais detalhadas, o que pode acarretar em confusões e má-interpretação e não possibilitam o anexo de arquivos importantes na tomada de decisões.

Gestão apenas por planilha gera não-conformidade

Você sabia que os dados inseridos precisam ser validados? Isso é uma exigência da Anvisa e da FDA.

As planilhas não permitem a validação dos dados. Se o seu laboratório não possui um software gestor como LIMS SampleManager e o Argus, ele está em não-conformidade com as exigências locais e internacionais.

A princípio, muitas empresas adotam o uso de planilhas por parecer simples e barato. No entanto, quando são avaliados todos os aspectos, como perda de dados por falhas humanas e demora na consolidação de resultados, percebe-se que há mais perdas do que ganhos. É o famoso barato que sai caro.

A sua empresa faz toda a gestão apenas por planilhas? Comente como é a sua experiência!

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